BMF-Schreiben zu den ELStAM aktualisiert
Die Finanzverwaltung hat das sog. ELStAM-Schreiben überarbeitet und mit Wirkung ab dem 1. Januar 2025 neu veröffentlicht (BMF-Schreiben vom 13. Dezember 2024, IV C 5-S 2363/19/10007:004). Darin wird das Verfahren auf 30 Seiten ausführlich beschrieben, Änderungen bzw. Ergänzungen zur Vorgängerversion betreffen insbesondere den noch stärkeren Fokus auf Digitalisierung und Automatisierung. Außerdem wurden Hinweise zur Haftung des Arbeitgebers bei fehlenden bzw. fehlerhaften ELStAM aufgenommen.
In der Regel erfolgt die erstmalige Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale automatisiert durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) aufgrund der Anmeldung durch den Arbeitgeber bei Beschäftigungsaufnahme anhand der gespeicherten Informationen in der ELStAM-Datenbank. Dabei werden je Arbeitnehmer zunächst die Steuerklasse und die Kinderfreibeträge für Kinder gebildet, die in den Steuerklassen I bis IV zu berücksichtigen sind.
Bildet das Finanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers ELStAM (beispielsweise Freibeträge oder Steuerklassen nach antragsgebundenem Steuerklassenwechsel), teilt es diese dem BZSt mit, damit sie dem Arbeitgeber bereitgestellt werden können. Ändert sich beispielsweise der Familienstand, ändert die Finanzverwaltung die Steuerklassen – und die Arbeitgeber erfahren auch davon durch den regelmäßigen Abruf der ELStAM-Daten.
Hinweis:
Die Arbeitnehmer können nach einmaliger kostenloser Registrierung jederzeit die für sie beim BZSt hinterlegten Informationen auf www.elster.de unter „Mein ELSTER“ einsehen. Auch die Anträge auf Lohnsteuer-Ermäßigung und zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen sind hier digital nutzbar (Rubrik: Formulare & Leistungen/Alle Formulare/Lohnsteuer Arbeitnehmer).
Private Kranken- und Pflegeversicherung
Als Lohnsteuerabzugsmerkmale kommen u. a. die Beiträge für eine private Krankenversicherung und private Pflege-Pflichtversicherung in Betracht. Ist die Höhe der Beiträge zur PKV dem Arbeitgeber nicht bekannt, darf er nur die Mindestvorsorgepauschale ansetzen. Bis dato kann die Beitragshöhe beim Lohnsteuerabzug nur berücksichtigt werden, wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine entsprechende Bescheinigung seines Versicherungsunternehmens vorlegt. Ab 2026 soll ein Datenaustausch zwischen den Versicherungsunternehmen, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern dieses papiergebundene Verfahren ablösen (siehe § 52 Abs. 36 Satz 3 EStG).
Arbeitgeberhaftung nicht ausgeschlossen
Das BMF-Schreiben enthält neue Hinweise auf eine mögliche Haftung des Arbeitgebers bei fehlerhaften oder fehlenden ELStAM; dabei werden folgende Fälle unterschieden:
- Arbeitnehmer nicht zur ELStAM-Datenbank angemeldet (Rn. 130)
- fehlende bzw. fehlerhafte Lohnsteuerabzugsmerkmale (Rn. 131/132)
- unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer (Rn. 133)
Grundsätzlich ergibt sich ein Haftungsrisiko in Höhe des Differenzbetrages zwischen der vom Arbeitgeber einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer zuzüglich ggf. der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags gemäß Steuerklasse VI.