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Lohnabrechnung im digitalen Mitarbeiterpostfach

Ein Arbeitgeber erfüllt seine Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung auch dann, wenn er die Abrechnung ausschließlich über ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach bereitstellt.

Im verhandelten Fall stellt der Arbeitgeber seit März 2022 auf Basis einer Konzernbetriebsvereinbarung Entgeltabrechnungen nur noch elektronisch zur Verfügung. Die Beschäftigten können die Dokumente aus ihrem digitalen Mitarbeiterpostfach abrufen. Dagegen klagte eine Mitarbeiterin und forderte vom Arbeitgeber, ihr die Abrechnungen weiterhin in Papierform zukommen zu lassen.

Das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen erkannte einen Anspruch von Arbeitnehmern, die der Bereitstellung von Personaldokumenten in einem digitalen Mitarbeiterpostfach widersprechen, auf eine monatliche Lohnabrechnung in Papierform an. Entgeltabrechnungen würden durch das Einstellen in das Online-Portal nicht ordnungsgemäß erteilt.

Das BAG hingegen entschied: Stellt der Arbeitgeber Entgeltabrechnungen in ein digitales Mitarbeiterpostfach ein, wahrt er damit grundsätzlich die von § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO vorgeschriebene Textform. Der Arbeitgeber sei nicht für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich, da es sich um dessen Holschuld handele, befand das BAG. Es genüge, die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitzustellen. Den berechtigten Interessen der Beschäftigten, die privat nicht über einen Online-Zugriff verfügen, sei Rechnung zu tragen. Die in der Konzernbetriebsvereinbarung geregelte digitale Zurverfügungstellung der Entgeltabrechnungen greift laut BAG nicht unverhältnismäßig in die Rechte der betroffenen Arbeitnehmer ein.

BAG, Urteil vom 28. Januar 2025, 9 AZR 48/24

Vorformulierte Standardklauseln in Arbeitsverträgen können unwirksam sein, wenn sie gegen das Transparenzgebot verstoßen und den Arbeitnehmer unangemessen benachteiligen. Das zeigt ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen.

Eine formularmäßige Klausel, die den Arbeitgeber berechtigt, einen Arbeitnehmer ohne Vorliegen weiterer Voraussetzungen innerhalb der Kündigungsfrist freizustellen, verstößt gegen § 307 BGB und ist unwirksam. Das hat das Landesarbeitsgericht Niedersachsen entschieden (LAG Niedersachsen, Urteil vom 22. Mai 2025, 5 SLa 249/25).

In dem Rechtsstreit ging es um die Zahlung einer Entschädigung für den Entzug des Dienstwagens, nachdem ein Mitarbeiter während der laufenden Kündigungsfrist vom Arbeitgeber freigestellt worden war. Der Arbeitsvertrag enthält eine formularmäßige Klausel, wonach der Arbeitgeber berechtigt ist, den Arbeitnehmer bei oder nach Ausspruch einer Kündigung unter Fortzahlung der Vergütung von der Arbeitsleistung freizustellen. Außerdem erlaubt eine Klausel im "Dienstwagenvertrag" dem Arbeitgeber, im Fall einer Freistellung des Arbeitnehmers die Dienstwagennutzung unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zu widerrufen. Der betroffene Arbeitnehmer verlangte eine Entschädigung für den Entzug des Dienstwagens für den Zeitraum von Juli bis November 2024. Er war der Meinung, sowohl die Freistellungsregelung im Arbeitsvertrag als auch die Widerrufsklausel in der Dienstwagenregelung seien unwirksam.

Das LAG Niedersachsen gab dem Mitarbeiter Recht. Nach Ansicht des Gerichts ist eine Klausel, wonach ein Arbeitnehmer im Falle einer Kündigung ohne Vorliegen besonderer Voraussetzungen vom Arbeitgeber freigestellt werden darf, nicht mit dem allgemeinen Beschäftigungsanspruch vereinbar. Denn dieser besteht grundsätzlich auch nach Ausspruch einer Kündigung bis zum Ablauf der Kündigungsfrist fort.

Bis zum Ablauf der Kündigungsfrist trete dieser allgemeine Beschäftigungsanspruch – so das LAG – nur zurück, wo überwiegende schutzwürdige Interessen des Arbeitgebers oder jedenfalls sachliche Gründe entgegenstehen. Dabei dürfe sich dieser Grund nicht abstrakt, etwa auf das gekündigte Arbeitsverhältnis beziehen, sondern müsse ein konkretes Freistellungsinteresse des Arbeitgebers wiedergeben. Das Transparenzgebot des § 307 Abs. 2 BGB fordere zusätzlich, dass die zur Freistellung berechtigenden Gründe konkret in der Vereinbarung genannt werden. Diese Anforderungen waren im vorliegenden Fall nicht erfüllt. Eine derartige Klausel, die den Arbeitgeber – ohne weitere Vorbedingungen – für die Kündigungsfrist zur Freistellung eines Arbeitnehmers berechtigt, ist nach Ansicht des LAG Niedersachsen unwirksam. Die Revision zum Bundesarbeitsgericht wurde zugelassen.

Bislang war es für Arbeitgeber nicht möglich die Berechnungsgrundlagen im Zusammenhang mit dem Mutterschaftsgeld wie bei sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern elektronisch über das Entgeltabrechnungssystem oder das SV-Meldeportal an die Krankenkassen über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen zu übermitteln. Das ändert sich ab 2026.

Sofern geringfügig Beschäftigte schwanger sind, haben sie während der Schutzfristen sechs Wochen vor und acht bzw. zwölf Wochen nach der Entbindung Anspruch auf Mutterschaftsgeld gegenüber der Krankenkasse, bei der sie versichert sind. Zudem sind Arbeitgeber dazu verpflichtet einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zu zahlen, wenn das Nettoarbeitsentgelt der geringfügig Beschäftigten vor Beginn der Schutzfrist höher war als das Mutterschaftsgeld der Krankenkasse.

Die Daten mussten Arbeitgebern den Krankenkassen auf anderem Wege bereitstellen, was mit zusätzlichen Aufwänden in der betrieblichen Praxis verbunden war. Hintergrund dieses Ausschlusses war, dass den Arbeitgebern für geringfügig Beschäftigte regelmäßig nicht die tatsächlich zuständige Krankenkasse bekannt war, sondern lediglich die Minijobzentrale im System hinterlegt war, über die das Melde- und Beitragsverfahren zentral abgewickelt wird.

Durch die obligatorische Umsetzung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung seit 2023 hat sich dies mittlerweile geändert. Die Arbeitgeber müssen seit 2023 zusätzlich zur Minijobzentrale auch die Krankenkassen, bei der die geringfügig Beschäftigten versichert sind, in den Entgeltabrechnungssystemen vorhalten.

Ab dem 1. Januar 2026 können deswegen auch die Berechnungsgrundlagen im Zusammenhang mit Mutterschaftsgeld bei geringfügig Beschäftigten über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen übermittelt werden. Dazu ist der Abgabegrund „03 - Entgeltbescheinigung Krankenversicherung bei Mutterschaftsgeld“ zu verwenden.

Neu ist ab dem 1. Januar 2026 zudem, dass die Krankenkassen den Arbeitgebern ohne Anforderung proaktiv über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen mit dem „Abgabegrund „62“ das Ende-Datum des Mutterschaftsgeldbezuges ermitteln, wenn die Abschlusszahlung an den jeweiligen Arbeitnehmer durch die entsprechende Krankenkasse erfolgt ist. Damit ist sichergestellt, dass die Zahlung von Arbeitsentgelt zum richtigen Zeitpunkt wieder aufgenommen wird. Dadurch ist eine Überzahlung von Arbeitsentgelt und unnötige Anforderungen von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zu vermeiden und die DEÜV-Meldungen (zum Beispiel Jahresmeldung nach einer Unterbrechung oder Abmeldung bei Aussteuerung) können korrekt erstellt werden.

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