Datenaustausch in der Pflegeversicherung
Ab 1. Juli 2025 müssen Arbeitgeber neue Beschäftigte zum elektronischen Datenaustausch zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung (DaBPV) anmelden. Gleiches gilt auch für Zahlstellen bei neuen Versorgungsbeziehern. Für bestehende Arbeitsverhältnisse muss bis spätestens zur Entgeltabrechnung für Dezember 2025 eine Bestandsabfrage erfolgen. Die Meldungen im neuen DaBPV werden über das jeweilige Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal ausgetauscht.
Der GKV-Spitzenverband hat am 31. März 2025 neue „Grundsätzliche Hinweise zur Differenzierung der Beitragssätze in der Pflegeversicherung nach Anzahl der Kinder und Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft“ veröffentlicht. Darin ist u. a. der Umgang mit den Ergebnissen der elektronischen Bestandsabfrage geregelt (vgl. Abschnitt 5.6.4).
So ist vorzugehen, wenn die Bestandsabfrage
… die bisherigen Angaben zu den berücksichtigungsfähigen Kindern bestätigt:
Der Vorgang ist abgeschlossen. Dies gilt für alle Nachweise, die vor dem 1. Juli 2025 erbracht wurden.
… weniger Kinder ausweist als bisher angegeben:
Der Beschäftigte muss ab 1. Juli 2025 neue Nachweise zur Elterneigenschaft und zur Kinderanzahl vorlegen. Für nicht nachgewiesene oder nicht berücksichtigungsfähige Kinder entfallen die Beitragsvorteile. Für die Zeit bis zum 30. Juni 2025 erfolgt keine rückwirkende Korrektur zum Nachteil des Beschäftigten. Werden Nachweise eingereicht, wirken sie rückwirkend zum 1. Juli 2025.
… mehr Kinder ausweist als bisher angegeben:
Arbeitgeber müssen Korrekturen zugunsten des Beschäftigten rückwirkend – längstens bis 1. Juli 2023 – vornehmen. Dies gilt auch, wenn der Beschäftigte zuvor keine oder keine vollständigen Angaben gemacht hat.
Praxistipp:
Ab dem 1. Juli 2025 stehen im SV-Meldeportal vier neue Formulare zur An- bzw. Abmeldung eines Abonnements, zur Bestandsabfrage sowie zur Historienanfrage zur Verfügung.
Besonderheiten bei der Verzinsung
Bislang galt, dass ein Erstattungsanspruch gegenüber dem Arbeitnehmer bzw. Versorgungsbezieher nur dann zu verzinsen ist, wenn der Arbeitgeber oder die Zahlstelle die Auszahlung der Beitragsabschläge erst jetzt mit Einführung des neuen DaBPV umsetzt. Der GKV-Spitzenverband hat nun festgelegt, dass eine Verzinsung auch dann zu erfolgen hat, wenn der Beitragszuschlag für Kinderlose aufgrund der Ergebnisse der Bestandsabfrage rückwirkend wegfällt und der Arbeitnehmer bzw. Versorgungsbezieher zwei oder mehr Kinder unter 25 Jahren hat, die beim Beitragsabschlag zu berücksichtigen sind. Verzinst werden muss nur der Anteil der Beitragserstattung, der auf die Beitragsabschläge entfällt. Der zu Unrecht gezahlte Beitragszuschlag für Kinderlose wird nicht verzinst.
Achtung: Kind ist nicht gleich Kind
Im DaBPV wird nur auf Daten über Kinder zugegriffen, die lohnsteuerlich erfasst sind. Aber auch hierdurch nicht erfasste Kinder können für die Bemessung des Pflegeversicherungsbeitrags relevant sein.
Für folgende Fallgestaltungen sind keine auswertbaren Informationen beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hinterlegt, sie werden folglich nicht im Rahmen des DaBPV berücksichtigt:
- Leibliche Kinder, die bei dem anderen Elternteil leben, wenn dieser mit dem Kind in dem Einzugsgebiet einer anderen Meldebehörde gemeldet ist (sog. „auswärtige Kinder“) und das Kind nicht beim Finanzamt gemeldet hat,
- Stiefkinder, da diese keine steuerlich auswertbare Eltern-Kind-Beziehung haben,
- Adoptivkinder, sofern die Adoption nicht bei dem Finanzamt gemeldet wurde,
- Kinder, die steuerrechtlich nicht erfasst wurden (z. B. Kinder, die im Ausland leben),
- Altfälle, wenn das jüngste bzw. einzige Kind des Arbeitnehmers/Versorgungsempfängers vor 1993 geboren wurde und nach Beginn des ELStAM-Verfahrens im Jahr 2011 nicht steuerlich relevant war.
Für diese Konstellationen gilt auch in Zukunft ein analoges Nachweisverfahren. Arbeitgeber und Zahlstellen benötigen in solchen Fällen also konkrete papierbezogene Nachweise über die berücksichtigungsfähigen Kinder, die in die Entgeltunterlagen aufzunehmen sind.