Von alt zu jung: Wissenstransfer gestalten
Wenn sich ältere Mitarbeiter in den Ruhestand verabschieden, gehen oftmals auch wertvolles Wissen und Erfahrungen verloren – eine große Herausforderung für Unternehmen in Zeiten des demografischen Wandels. Wie dieses Know-how dem Unternehmen erhalten bleibt und wann mit dem Transfer begonnen werden sollte.
Es ist eine stille Abwanderung mit gewaltigen Folgen: Aus der zahlenmäßig stärksten Generation der Babyboomer (geboren zwischen 1957 und 1969) werden sich laut Statistischem Bundesamt in den nächsten 15 Jahren 12,9 Millionen Erwerbstätige in den Ruhestand verabschieden. Dadurch geht dem Arbeitsmarkt nicht nur fast ein Drittel der Erwerbspersonen verloren, sondern auch Know-how in den Betrieben.
Methoden für erfolgreichen Wissenstransfer
Das offensichtliche und das verborgene Wissen
Unternehmen stehen vor zwei Herausforderungen: Das explizite Wissen – also alles, was sich in Handbüchern, Leitfäden und Dokumentationen festhalten lässt – ist noch vergleichsweise leicht zu sichern. Die größere Hürde ist das implizite Wissen: Know-how, Intuition und Netzwerke, die in den Köpfen der Mitarbeiter schlummern und die sie selbst oft kaum in Worte fassen können. Dieses Wissen entsteht durch persönliche Erfahrungen und damit verbundene Emotionen. Geht implizites Wissen verloren, kann es im Unternehmen zu Fehlern und längeren Einarbeitungszeiten für neue Mitarbeiter führen.
- Mentoring: Erfahrene Kollegen, bevorzugt jene kurz vor dem Ruhestand, geben den neuen Beschäftigten ihre Erfahrungen weiter. Der Schwerpunkt liegt hier auf dem sozialen, nicht auf dem fachlichen Wissen.
- Storytelling: Langjährige Mitarbeiter berichten neuen Kollegen während eines Interviews von ihren Erfahrungen, beispielsweise von Erlebnissen mit Kunden. Das Gespräch sollte von einem Moderator geleitet werden. Der Vorteil der Methode: Eine emotional erzählte Geschichte über ein gelöstes Problem prägt sich tiefer ein als jede Prozessbeschreibung.
- Wissenslandkarte: In grafischen Darstellungen halten die Mitarbeiter fest, wo welche Informationen zu bestimmten Aufgaben zu finden sind – von wichtigen Ansprechpartnern bis hin zu Dokumenten. Dies ist besonders für komplexe Strukturen eine große Hilfe.
- Generationstandem: Bei dieser Methode arbeiten Alt und Jung auf Augenhöhe zusammen – und beide Seiten profitieren. So wird Wissen gesichert und gleichzeitig brechen keine Generationsgräben im Unternehmen auf.
- Lessons Learned: Erfahrungen aus vergangenen Projekten – sowohl Erfolgserlebnisse als auch Fehler – werden systematisch zusammengetragen und dokumentiert. So müssen neue Mitarbeiter nicht dieselben Fehler wiederholen.
Alarmierende Zahlen zur Wissensübergabe
Wie dringend Handlungsbedarf besteht, zeigt die „Bamberg-Studie“ von 2023. Von 171 Teilnehmern aus verschiedenen Unternehmen führten nur 30 Prozent strukturierte Übergaben durch. Gerade einmal 18 Prozent nutzten dabei digitale Unterstützung. Strukturierte Übergaben werden von den Mitarbeitern als 35 Prozent effektiver angesehen als andere Formen und führen zur gezielteren Weitergabe von implizitem und explizitem Wissen und zur besseren Integration neuer Mitarbeiter.
So gelingt der Wissenstransfer
Schon ein bis zwei Jahre vor dem geplanten Ruhestand sollte mit der Übergabe begonnen werden. Entscheidend ist eine Unternehmenskultur, die Wissensaustausch aktiv fördert und wertschätzt. Ältere Mitarbeiter müssen das Gefühl haben, dass ihre Erfahrungen anerkannt werden. Besonders wichtig: regelmäßige Feedback-Schleifen, um den Transferprozess kontinuierlich zu verbessern. Die Investition lohnt sich: Unternehmen, die den Wissenstransfer aktiv gestalten, profitieren von kürzeren Einarbeitungszeiten, weniger Fehlern und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit.