Digitalisierung von Entgeltunterlagen

Aktuell besteht noch eine Regelung in § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV), die die Vernichtung von Originalunterlagen (beispielsweise Arbeitsverträge) bei Übernahme einer digitalen Kopie in die Entgeltunterlagen vorsieht, obwohl eine solche Vernichtung aufgrund anderer gesetzlicher Vorschriften nicht zulässig ist.

Eine Änderung des § 8 BVV durch die „Verordnung zur Änderung der Entgeltbescheinigungsverordnung und der Beitragsverfahrensverordnung“, in Kraft getreten am 2. Oktober 2024, löst den bisher bestehenden Widerspruch zum 1. Januar 2025 auf. Ab Jahresbeginn gilt: Werden dem Arbeitgeber Dokumente in Papierform übermittelt, hat er sie für die Entgeltunterlagen in ein elektronisches Format umzuwandeln. Damit wird eine ausschließlich elektronische Speicherung beispielsweise von Arbeitsverträgen in den Entgeltunterlagen möglich.

Sollten andere gesetzliche Vorgaben z. B. im Arbeitsrecht weiterhin Aufbewahrungspflichten bestimmter Dokumente im Original vorschreiben, kann das aufzubewahrende Original nach den für das Dokument geltenden weiteren gesetzlichen Vorschriften an anderer Stelle archiviert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.